Los Software de Herramientas de Gestión de Proyectos Esenciales

Gestionar equipos y tareas en una compañía precisa esfuerzo, constancia y una buena capacidad de organización.

Por suerte, hay herramientas de administración de proyectos que te van a facilitar el proceso de comunicación y coordinación interna, lo que afectará de manera positiva en todos los espacios del comercio y en la calidad de tu servicio.

Si, además, sumamos el auge del teletrabajo, la necesidad de herramientas digitales y colaborativas es todavía más grande y, podría mencionar, que hasta indispensable.

Hoy deseo hablarte de estas herramientas de administración. Observaremos qué son y para qué puedes usarlas.

Además te mostraré una selección de las más importantes del mercado. Estoy convencido de que hay bastante más de una que va a ayudarte.

¿Qué es un programa de administración de proyectos?

Los instrumentos de administración de proyectos son programa o aplicaciones digitales que ayudan a realizar los diferentes proyectos y labores de una empresa, perfeccionando su control y eficiencia, además de poder hacer un seguimiento del proceso para examinar los resultados.

Debido a dichos programas de administración puedes conservar una buena comunicación con todos los miembros de tu equipo, transmitiendo la información de forma correcta y manteniendo alta su motivación, al conocer el estado del mismo en todo momento.

El mercado nos da muchas alternativas diferentes, y todas ellas te posibilitan producir informes, listas, labores y una infinidad de ocupaciones prácticas.

Una vez que tienes que coordinar el trabajo de diferentes conjuntos y consumidores, el esfuerzo se multiplica y las necesidades de organización también.

Por esto, la utilización de dichos softwares simplifica y optimiza la eficiencia de la dirección de tu comercio, ahorrando tiempo y optimizando los resultados. Esta clase de aplicaciones te facilitarán la ejecución de tu proyecto estratégico.

¿Cuáles son las mejores herramientas de administración de proyectos y labores para mi negocio?

Te muestro las tools mejor valoradas por varios emprendedores digitales y organizaciones:

Notion

Notion es, en 2021, un instrumento referente en la gestión de proyectos gracias a su gran capacidad de personalización para cubrir diferentes necesidades.

Organizaciones como Nike, IBM o Pixar, confían en esta aplicación para acomodar su día a día.

A partir del lanzamiento de un producto, hasta la administración de recursos humanos, pasando por tus labores más personales, Notion te posibilita adaptar la organización a la naturaleza de tu plan por medio de las próximas propiedades:

Puedes integrar gráficos, líneas de tiempo y tablas en tus diferentes espacios de trabajo;
¿Necesitas hacer un briefing digital? Con Notion puedes dar toda la información elemental a tu equipo de trabajo en cada workspace;
Te posibilita compartir archivos, notas e imágenes, o sea, centralizar la información de tu plan;
Puedes integrar otras aplicaciones como Google Maps, Google Drive o inclusive Spotify en Notion para trabajar.

Notion es gratis para uso personal, y las variantes de pago para expertos y organizaciones van a partir de $4 al mes en adelante.

Wrike

Algunas veces, dialogar con tu equipo de trabajo puede dar por sentado un problema. Más que nada cuando tienes que coordinar un número alto de personas.

Wrike es una gigantesca herramienta pensada para trabajar con grupos grandes, de más de 20 personas. Sin embargo no se queda atrás en la administración de proyectos individuales o el trabajo del día a día. Estas son varias de las propiedades que denotan que Wrike es el programa ideal para mejorar tu eficiencia como comercio o empresa:

Te aporta la probabilidad de integrar otras aplicaciones como Adobe, OneDrive, Slack, Salesforce y muchas más;
Te otorga informes de datos en tiempo real;
Listas de trabajos que te permiten administrar tus objetivos;
Cronologías visuales;
Barra de progreso de proyectos.

Tiene un plan gratuito para cinco usuarios. Los planes de pago son “Professional” y “Business” y poseen un costo de $9.80 y $24.80 al mes por cliente, respectivamente.

Bitrix24

Este instrumento surgió el 2012 con el objetivo de incrementar la productividad en los negocios. Más de 6 millones de empresas de todo el mundo la usan debido a su efectividad en la organización junto con todos los límites que tiene presente. Estas son varias de las propiedades que da:

Seguimiento de entregables en tiempo real con informes avanzados;
Herramientas extras, como el diagrama de Gantt o el ábaco Kanban, calendarios de proyectos y chats de compañía;
Almacenamiento y uso compartido de archivos;
Aplicación móvil.

Bitrix24 es gratuito para un número ilimitado de usuarios, e incluye 5 GB de almacenamiento en línea.

Sin embargo, si la versión gratuita no cubre todas tus necesidades, cuentan con un plan de pago por $55 al mes. Es de las pocas herramientas de gestión de proyectos que no ofrecen un plan de pago por cliente, sino por empresa.

Trello

Trello es una de los instrumentos para la administración de proyectos en línea más conocidos en la actualidad. Es gratuito, fácil y bastante visual en el momento de ordenar tus labores. Varias de sus propiedades que hacen de ella una tool bastante eficaz son:

Notificaciones vía e-mail;
Interfaz sencilla y positiva con movimientos básicos de arrastrar y pegar tarjetas en el calendario de trabajo;
Posibilidad de adjuntar archivos;
Comentarios en proyectos vinculados a una labor en específico.

Los usuarios de Trello la califican como fácil, dinámica e inclusive divertida. Aun cuando es gratuita para usuarios ilimitados con 10 tableros de equipo, su versión de pago empieza en $9.99.

Asana

Basada en la nube, Asana es un instrumento exitoso que concentra su utilidad en el seguimiento del tiempo, las listas de labores y el sistema de notificaciones para mandar recordatorios.

Además de esto, Asana te da funcionalidades como:

Colaboración con proveedores, socios, etcétera;
División del trabajo en labores con prioridad y subtareas;
Programar deadlines, plazos de vencimiento y calendarios de proyectos;
Compartir archivos con tu equipo y hacer comentarios.

Cuentan con un plan gratuito “Basic”, un plan Premium ($10.99 al mes por usuario), un plan Business ($24.99 al mes por usuario) y uno Enterprise que tiene un presupuesto adecuado al tamaño de tu empresa o tu plan.

Airtable

Este instrumento te aporta la posibilidad de coadyuvar con tu equipo de trabajo en tiempo real. Tal cual, puedes ver el estado de tus proyectos y clasificarlos para ordenar tus recursos de forma óptima.

Por cierto, su filtro, su categorización y su forma de agrupar las labores son los aspectos más importantes.

Veamos varias de sus propiedades:

Vistas de cuadrícula para mejor organización, contador de Kanban y galería de archivos;
Aplicación para escritorio, web y móvil;
Interacción con los accesorios en tiempo real por medio de comentarios;
Posibilidad de restringir el contenido y gestionarlo como administrador;
Variación de color y estilo.

Cuentan con una estrategia de pago Plus ($10 al mes) y Enterprise ($20 al mes)

Slack

Conocido además como el WhatsApp corporativo, Slack te da una comunicación de mensajería inmediata para que puedas estar en contacto con tu equipo sin perder ni un segundo.

No te preocupes por los archivos que tengas que mandar, los puedes adjuntar en Slack del mismo modo que lo haces con un correo electrónico.

Algunas de los beneficios de este instrumento son:

Comunicación inmediata por medio de chats;
Almacenamiento centralizado de los archivos adjuntos;
Interfaz fácil e intuitiva.

Slack es una tool gratuita, su proyecto de pago empieza en 6,25 USD al mes y cambia en funcionalidad del tamaño del equipo que la requiera.

Basecamp

Basecamp es un instrumento todoterreno que se acomoda al tamaño de tu equipo.

Su característica primordial es la separación de un plan en subproyectos para mejorar el rendimiento. Puedes obtener información en tiempo real debido a su sistema de chats.

Sus mejores propiedades son:

Creación fácil de listas de labores con cronograma y deadlines;
Documentos y archivos adjuntos centralizados;
Publicaciones customizables;
Chats de grupo;
Acceso a información de consumidores.

Aun cuando ofrecen una prueba gratuita de 30 días, el costo estándar para Basecamp Business es de $99 al mes.

FunctionFox

FunctionFox es otra aplicación bastante eficaz para proyectos simples. La administración del tiempo es la clave de este instrumento, debido a que sirve para saber cuánto tiempo se invierte en cada labor y/o comprador, optimizando la empresa.

Según los usuarios, es un instrumento bastante eficaz para negocios creativos que impliquen diseño. Varias de sus propiedades son:

Interfaz intuitiva;
Probabilidad de llevar a cabo gráficos interactivos cotejados con datos reales;
Seguimiento de los tiempos de uno o varios proyectos (Cronograma, calendario y cronómetro);
Disponible para Mac, computadora, iOS y Android.

Monday

Monday es un instrumento de administración cuyo mejor atributo es la perspectiva general que da en los proyectos expertos.

Debido a como está organizada, Monday te posibilita ver el estado de tu plan de un solo vistazo para lograr hacer el seguimiento de forma eficiente. Te relato varias de sus propiedades:

Se integra de forma natural con Google Drive y MailChimp;
Tiene diferentes métodos de visualizar la información, como Kanban, gráfico, línea temporal, calendario, etcétera;
Te aporta la función de generar paneles de trabajo e informes de forma inmediata.

Monday no cuenta con una versión gratuita, sin embargo sus costos están fijados para cada 5 usuarios. Los planes “Básico”, “Estándar” y “Pro” cuestan $25, $39 y $59 dólares respectivamente.

Si el proyecto Pro no cubre tus necesidades, puedes ponerte en contacto con Monday para obtener el proyecto “Enterprise” adaptado a tus necesidades.

¿Conoces los instrumentos de gestión de proyectos Online?

Con la llegada del teletrabajo a nuestras vidas, los instrumentos de administración de proyectos online se han vuelto todos los días más correctas para lograr estar comunicados con los miembros del equipo de trabajo.

Las reuniones presenciales comienzan a formar parte del pasado; ahora requerimos aplicaciones que nos apoyen a trabajar en remoto, poniendo a nuestro alcance todos los recursos necesarios para realizar los proyectos de forma efectiva.

Cada uno de los instrumentos que te he mostrado te permiten realizar esta comunicación y administración, ahorrando tiempo y perfeccionando la efectividad en la consecución de las labores.

Conclusión

La comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo es sustancial en el momento de sacar un plan adelante. La mala administración de los recursos y la carencia de planeación están afectando continuamente al resultado final que ven tus consumidores.

Debido a esta clase de aplicaciones puedes cooperar, compartir información, mejorar tu eficiencia, tu organización y la de tus empleados.

Finalmente, invertir en la administración de tus proyectos es hacer crecer tu comercio de forma ordenada y eficaz.